割けるべき会議時間帯3選

無駄な会議はホント減らして欲しいと思っている、たたりんです。

仕事をしていると、どうしても会議は発生します。

それが自分に必要ならまだしも、直接は関係ないのであればもううんざりです。

そんな会議をする上で、割けるべき時間帯があると思っています。

今回はそんな会議時間帯を紹介します。

業務時間は9－18時、お昼休憩は12－13時を想定しています。

業務開始直後

1つ目の割けるべき時間帯は、業務開始直後です。

9時開始の会議ですね。

朝会として、朝イチに会議をやっているところは多いと思いますが、

業務開始直後は避けるべきだと思っています。

理由としては、以下のとおりです。

• 電車遅延などで遅れる人がいる
• メールチェックなどをする

電車遅延

電車遅延は個人ではどうしようもありません。

通勤時間帯はどこかしらで遅延は発生してしまいます。

それを考慮すると、朝一で会議をするというのは、あまり良くないと思います。

中には、

と言ってくる会社もありますが、

個人的には、このような会社は即転職すべきだと思っています。

メールチェック

朝一でやる作業として、メールチェックをする人は多いと思います。

• 業後になにかあったか
• 自分宛てに何か連絡は来てないか

といった確認は朝一で済ませておきたいものです。

気がかりな事がある状態では会議に集中することはできません。

そのような懸念はとっとと解消するに限ります。

お昼休憩直後

2つ目は避けるべき時間帯はお昼休憩直後です。

13時開始の会議ですね。

お昼休憩・・・つまりは食後となります。

食後に何かやろうとしても集中できなかったことはありませんか？

人間は食べたものを消化するのにかなりのエネルギーを使います。

そのエネルギー消化中に集中することは困難となります。

そんな集中できない時間帯は避けるべきだと考えています。

あと、仮眠を取ってすぐは眠たくて集中できないと思います。

定時前

最後に避けるべき時間帯は定時前です。

17時頃から開始される夕会ですね。

1時間予定していて、時間内に終わればいいのですが、

大抵の場合は、時間を超過します。

そうなった場合は無意味な残業になります。

また、無意味な残業は雇用する側にも雇用される側にも悪影響です。

夕会の場合は会議の後に確認事項が発生することが多々あります。

会議がリーダークラス以上だけの場合、

担当のリーダーはチーム内の担当者に確認が必要になることがありますが、

定時を過ぎている場合、担当者が帰宅していたりすることもあります。

そうなった場合は後日確認なり、担当者のプライベート時間を犠牲にしたりと、

ロスが発生します。

終わりに

以上、個人的に避けるべき会議時間でした。

プライベートの時間に影響が発生しそうな時間帯は避けるべきです。

会議をするのであれば

午前中は

• ９時半～１１時半まで

午後は

• １３時半～１７時半まで

の間でするべきだと思います。

複数人が集まる以上、予定通り進むことは稀です。

会議時間はそれを考慮して予定を建てるべきです。

いろんな現場の会議に参加したことがありますが、

大抵の会議は、

• 話す内容をまとめていない
• 時間超過しても気にしない

と会議の体裁をなしていないものも多いです。

話す内容をある程度絞り、タイムスケジュールをしっかりするというのは

会議に必須な技能だと思います。

それを疎かにするということは、不必要な時間を発生させることになります。

不必要な時間というのは生産性を著しく落とします。

的な会議が多すぎます。

良い会議というのは

• 必須参加者を絞り
• 内容、議題がまとまっている
• タイムキーパーがいる

という状態だと思っています。

会議の時間が予定を超過している場合は、

なんで超過したのかをしっかり考える必要があります。

そこをしっかり考えないとどんどん時間を無駄にしてしまいます。

案件１～１０を会議で伝えるよりも、

最重要案件だけ全体に周知して、他はまとめたファイルを連携するなど

効率的に運用する必要があります。

不必要な会議は時間の無駄というのがどんどん浸透していって欲しいです。

以上、βуё (o’ω’o)ﾉｼ βуё