スケジュールを進める時の３つのポイント

グッダグダなスケジュールにうんざりしている、たたりんです。

仕事をしていく上で、スケジュールはとても重要です。

しかし、そのスケジュールに無理くり合わせるために無茶をさせられることも

よくあります。

そうなった時に、

と思うこともあります。

スケジュールを遵守するのは大事ですが、

それで健康を損なってしまっては、元も子もありません。

そこで、今回はスケジュールを進める時のポイントを３つ紹介します。

個人的な理想も含まれていますが、参考になれば幸いです。

最優先を決める

スケジュール通りに進める上で

を把握することはとても大事です。

最優先とは何を差し置いても一番にやるべきものであります。

これが複数あるということは、何も優先していないことと同じになります。

この考え方として「エッセンシャル思考」という思考法が参考になると思いますので、

よかったら調べてみてください。

この最優先となっている作業を把握できていない場合は、

全体の工程がグダグダになっていきます。

要は、どこに力を注ぐかが曖昧になってしまうからです。

私自身、色んな現場を回ってきていますが、

スケジュールがグダグダになっている時は、

最優先になるのが何かを把握せず、

• 全部大事
• 全部すぐやらなきゃいけない

という状態になっていることが多いです。

正直、この最優先の作業以外は全て後回しにしてもいいと思っています。

すぐにやる必要がない作業は全て最優先ではない、

つまり、直近で終わらせる必要がない作業と考えています。

そこに力を注ぐよりも、直近でやらなきゃいけないことに力を注ぐべきです。

また、すべての作業に取り組むことはできないので、

期限内にできることに優先順位を決めるべきです。

この時に、全てを完璧にするのではなく、

• 絶対に終わらせるべきもの
• 最悪、終わらなくても良いもの

を分けるべきです。

無理をして取り組んだものというのは、どこかにボロがでてしまいます。

それを避けるためには、適切な休憩というものが必要になります。

適切な休憩を取れるようなスケジュールで進めるためにも、最優先が何かを把握しましょう。

完璧を目指さない

作業を進める上で

というのは大切なことです。

これには2つの理由があります。

1つ目は

• 作業の８０％に2の時間
• 残り２０％の作業に8の時間

ということがあるからです。

パレートの法則と呼ばれているものです。

実際作業をやっていると、

ある程度の形にするのには、それほどの時間はそれほどかかりませんが、

残りの細かい部分を詰めるのに、かなりの時間を費やすという経験はあると思います。

2つ目は

• どうせダメ出しされる

からです。

自分では完璧だと思っていても、

レビュアー視点からすると何かしら漏れることがあるからです。

個人の知識には差があるので、これは仕方のないことなのです。

そうだと分かっていても、

完璧だと思って提出したものがダメ出し食らうとダメージが結構あります。

以上2つが、完璧を目指さないっという理由となります。

個人的に作業を進めるのであれば、

• 8割程度の完成度を目指す
• それができたらレビュー依頼して、次に取り掛かる

というのをオススメします。

無駄な会議を減らす

作業を進める上で、

無駄な会議とは足枷でしかありません。

無駄な会議についての考え方は過去に書いた記事もありましたので、

こちらも参考にしてください。

不必要な会議は生産性を下げる 無駄な会議にはほとほとうんざりしている、たたりんです。 仕事をしていると、会議に参加することがよくあります。 しかし、その...

会議の多くは

• 出席必須の人を絞り込めていない
• 予定時間内に終わらない

ということが多いです。

人が拘束されればされるほど、生産性は落ちてしまいます。

避けるためには、

• 出席者を絞る
• 予定15分前に終わるように準備する

といったような対策が必要でしょう。

また、チャットやメールなど、文章として残る対策をして認識齟齬がないようにするべきです。

本当にその会議が必要なのか、っという観点を忘れないようにするべきです。

終わりに

以上がスケジュールを進める上でポイントにしていることになります。

個人の心掛けで変えられることも色々とありますので、

自分にとっての最善を探してみるのもいいと思います。

そもそも、スケジュール通りに進められることは稀です。

どれだけ念入りに準備しても、トラブルは起こってしまいます。

トラブルが起こることを想定して、そのリカバリーやバッファを考えると、

スケジュールは1.5倍を想定するのがオススメされています。

作業の進め方は人それぞれ考えがありますが、できるだけ負担がかからないような、

スケジュールで作業が進められる用になることを祈るばかりです。

以上、βуё (o’ω’o)ﾉｼ βуё