メールが苦手な人へ

いつまでたってもメールを出すのが苦手な、たたりんです。

現代の仕事でメールで連絡を取ることは必須の技術です。

ただ、私はメールが苦手です。

私と同じようにメールに苦手意識を持っている人は少なくないと思っています。

今回は、苦手なメールとの向き合い方について意識していることを紹介します。

苦手意識が少しでも、緩和されれば幸いです。

送信について

メールに苦手意識がある人は、

• 相手に意図がきちんと伝わるか
• 失礼になる文章になっていないか

ということに不安を感じていると思います。

私は、仕事を始めてから何度か

と言われたことがあります。

若いうちに指導もされずに、言われてしまうと苦手意識も湧いてしまいます。

そこでメールを送るときは、下記に気をつけるようにしました。

メールというのは、相手に

• 何を確認したいのか
• 何を伝えたいのか

が伝わればそれでいいのです。

それさえ意識していれば、なんとかなることは多いのです。

相手に意図が伝わると思ったら、とっとと送ってしまうのが良いです。

直そうと思ったらいつまでも直し続けてしまいます。

それにどれだけ時間を掛けても、相手が細かいところまで読むとは限りません。

受信について

仕事によっては、毎日大量のメールを受信することもあるでしょう。

そのメール全てに反応していては、自分の作業が進まなくなってしまうでしょう。

そこでメールを確認するときは下記を意識するようにしました。

毎日数十、数百のメールが送られてきます。

そのうち自分に関係のあるものなんてのは僅かです。

それならいっそのこと、自分宛てのメール以外はスルーしてしまうのが気が楽です。

フィルタ機能を使えば、自分宛に送られてきたメールを割り振るのは簡単です。

また、メールを受信するたびにホップアップが上がっていては、気が散ってしまいます。

そのため、通知機能はOFFにして、見る時間を決めてしまいましょう。

緊急性の高いものを見逃す不安はあるかもしれませんが、

そういうものは口頭で連携されるはずなので、気にしなくても大丈夫です。

もし、連絡されなければそれは体制の問題です。

私は基本的に、

• 9時
• 13時
• 15時
• 18時

以外はメールチェックをしていません。

コレはメールでなくチャット連絡でも有効ですので試してみてください。

終わりに

以上、メールとの向き合い方でした。

私は今でもメールに苦手意識はあります。

それでも、仕事柄使うことは多いです。

そのための対策は記載したとおりです。

最近はメールではなくチャットが主流になっている現場もありますが、

同じような対策が有効だと思います。

使う機会が多い以上、苦手だからと諦めてしまうのは良くないです。

苦手にしているからこそ、対策が見えてくることもあります。

数をこなせばそれなりに慣れると信じて気長に行きましょう。

以上、βуё (o’ω’o)ﾉｼ βуё